RECURSOS HUMANOS EN LA INFORMATICA

Prácticas de recursos humanos que pueden adecuarse a estrategias competitivas

La tendencia de la planificación de recursos humanos que ocurre actualmente aplicando la informática en la gestión de recursos humanos y del uso de sistemas de información en esta área en la consecución de estrategia empresarial. Actualmente, la gestión de recursos humanos está obligada a hacer uso de herramientas como sistemas de información y planificación estratégica. El uso de la informática y el desarrollo de sistemas de información de recursos humanos, ha simplificado la tarea del gerente de ésta área, logrando que una alta proporción del trabajo pueda hacerse desde lugares remotos sin que implique la reunión in situ de los elementos humanos de la organización. Las limitaciones geográficas han sido reducidas y el gerente puede gestionar a todo el componente humano aún cuando se encuentre en sitios remotos; mediante el uso de esta tecnología, el gerente de recursos humanos ahorra tiempo al empleado y comparte con ellos información, generando más competitividad, potenciando su capacidad de trabajar en equipo. Actualmente, la tendencia en la planificación de recursos humanos es hacia la planificación estratégica que implica usar la informática, sistemas de información, toma de decisiones y análisis estratégico. El objetivo de la aplicación de la informática en la gestión de recursos humanos es servir y mejorar dicho recurso. Este es un estudio descriptivo, con un diseño de investigación bibliográfico. Se concluye que toda organización, incluso la UNEFA, debe orientar un cambio de gestión de recursos humanos aplicando la informática y los sistemas de información.

INTRODUCCIÓN

La globalización ha impuesto a las empresas un ambiente altamente cambiante y competitivo, lo cual ha llevado a transformar la forma tradicional como ellas administraban a su componente humano, al punto de evolucionar estos a ser el recurso más valioso con que cuentan estas empresas. Al respecto Salinas (2000), afirma que “En un mundo con cambios tan inmediatos y en donde la internacionalización es creciente cada día, una buena administración de recursos humanos será fundamental para que las empresas que deseen proyectarse”

Mediante el uso de la informática y el subsiguiente desarrollo de sistema de información de recursos humanos, se ha simplificado la compleja tarea del gerente de ésta área, al tiempo que se logra que una alta proporción del trabajo pueda hacerse desde lugares remotos sin que implique la reunión in situ de todos los elementos humanos de la empresa, según Rockart. (2002), las limitaciones geográficas han sido eliminadas y el gerente puede gestionar a todo el componente humano de la empresa aún cuando se encuentre en sitios remotos; de hecho, a través del uso de estas tecnología, el gerente de recurso humano ahorra tiempo a los empleados y comparte con ellos información, todo lo cual redunda en más competitividad, pues se potencia su capacidad de trabajar en equipo.

En tal sentido, el propósito del presente trabajo investigativo consiste en analizar la tendencia de la planificación de recursos humanos que se da actualmente sobre la base de la aplicación de la informática en la gestión de recursos humanos y del uso de los sistemas de información de recursos humanos en la consecución de la estrategia empresarial, donde se utilizan los datos como insumo para la planificación del componente humano de la empresa, todo ello en pro de la competencia, calidad y cantidad de este personal en el momento justo cuando la organización lo necesite.

La Tendencia de la Planificación de Recursos Humanos

El término planificación de recursos humanos, de acuerdo con Cloke (2002), se refiere a como se logra establecer el control sobre el flujo de personal dentro de una empresa, tanto de los que entran como los que salen de la misma. En tal sentido requiere hacer uso de la información e incluso del análisis estadístico, pues es una planificación con fuerte carácter estratégica toda vez que ella se obliga a hacer una proyección de las necesidades laborales de la organización, incluyendo el suministro de personal y la planificación de los necesarios para asegurar que la empresa tendrá los empleados calificados cuando y donde lo requieran.

En este orden de ideas, actualmente la tendencia en la planificación de recursos humanos es hacia la denominada planificación estratégica (Sallenave, 2004) y como tal requiere hacer uso de la informática, los sistemas de información y de toma de decisiones y del análisis estratégico, pues son las únicas herramientas que le permiten al gerente de recursos humanos el poder ser proactivo en el cumplimiento de su función como un participante en la formulación de planes organizacionales estratégicos (papel este en el que hace énfasis la administración de recursos humanos estratégica, como ahora se le conoce).

El uso de los sistemas de información en la gestión de recursos humanos moderna, es decir la planificación de recursos humanos estratégica deriva del tipo de información que ella requiere para operar, que según Valle (2003) una de estas las de carácter exógeno, la que provienen del ambiente externo de la organización, que incluye los cambios predecibles en la economía o en el comportamiento del mercado, incluso de una industria en específico así como también las variaciones en las regulaciones gubernamentales, especialmente las referidas a la seguridad social y las normativas laborales.

La Planificación de Recursos Humanos Moderna.

	GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Perspectivas del tiempo y de la planificación.	- Largo Plazo. - Proactiva. - Estratégica. - Integrada.
Contrato Psicológico.	Compromiso.
Sistemas de Control.	Autocontrol.
Perspectivas de las relaciones con los empleados.	Unitaria (individual).
Estructura preferida.	- Orgánica. - Descentralizada. - Roles flexibles.
Roles.	Integro en la línea.
Criterio de evaluación.	Utilización máxima.

Fuente: Aramayo, 2000.

La Aplicación de la Informática en la Gestión de Recursos Humanos

El proceso de globalización económica que llevó a la apertura de los mercados nacionales a la libre competencia, no sólo supuso un incremento en la competitividad de las empresas, sino que además condujo a una transformación en la forma como se administraba los recursos humanos de las organizaciones, este cambio conllevó a la aparición de la gestión o gerencia de recursos humanos, a la cual también se le denomina gerencia del talento humano (Martínez, 2002).

Todo ello supuso la adopción de un nuevo modelo en el cual se pasaba del ámbito puramente operacional y burocrático para transformarse en uno estratégico, donde la vigilancia y control se sustituye por la sociedad y compromiso, se abandona el cortoplacismo y se apuesta por la planificación a largo plazo, también se abandonó el plano puramente administrativo y se privilegia el consultivo, con enfoque en el negocio buscando satisfacer al cliente y obligando al gerente de recursos humanos a ser proactivo-preventivo, donde se le evalúa en función de los resultados obtenidos y fines de la organización.

Todo esto crea la necesidad de ser cada vez más eficientes y para ello se requiere la aplicación de la tecnología informática dentro del proceso cotidiano del negocio, procurando su eficiencia y satisfacción en beneficio de la gestión de la compañía, siendo este uno de los pilares de un sistema de recursos humanos moderno.

La búsqueda de la eficiencia y mayor competitividad, obligó a recurrir a la aplicación de la informática en la gestión de recursos humanos debido a que el fenómeno supuso la evolución de la administración de recursos humanos a gestión de recursos humanos, es decir, paso desde el cumplimiento básico de las leyes laborales, hasta las aplicaciones que en la actualidad incorporan selección de personal, pago automatizado de remuneraciones, capacitación por competencias y descripción de cargos, entre otras.

El objetivo de la aplicación de la informática en la gestión de recursos humanos, de acuerdo con lo expresado en la Revista Gerencia (2009), es servir y mejorar el recurso humano, y no cambiar el personal por otro. A través de ella es posible mejorar la gestión, y establecer reglas para ir creciendo con y en la empresa.

La informática al estar basada en sistemas computacionales electrónicos (computadoras), permite el desarrollo de softwares (programas de computación o aplicaciones informáticas) de estructura modular que facilitan la planificación óptima de los turnos de trabajo de cada una de las personas y unidades administrativas de la empresa. Permite planificar los turnos con alcance y periodicidad variable (mensual, semestral, anual u otros períodos de tiempo).

La aplicación informática también permite el desarrollo de plantillas que permiten las cargas de trabajo en cada unidad durante el período considerado, así como la situación de las personas en cuanto a jornada anual y cumplimiento del régimen de turnos, vacaciones y permisos.

El uso de la informática también le permite al gerente que la planificación y gestión de recursos humanos en las unidades se lleva a cabo en conformidad con la normativa estatutaria y el régimen interior de la empresa, ya que a través de ella se puede desarrollar aplicaciones que contemplen la más amplia variedad de circunstancias, optimizando en cualquier caso la asignación de recursos humanos necesarios para la asistencia al cliente y economizando los costos del personal.

Mediante el uso de la informática se puede llevar un control en tiempo real que registra la situación diaria y las presencias de cada persona, así como los eventos asociados al desempeño de todos los puestos de trabajo en cada una de las unidades administrativas de la empresa.

Los Datos como Insumo para la Planificación de Recursos Humanos

Hablar de datos como insumo para la planificación de recursos humanos implica hacer referencia a las bases de datos en recursos humanos, las cuales son propiamente dicho un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información.

En el área de Recursos Humanos, la base de datos, de acuerdo con López (2006), puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

Datos personales de cada empleado, que conforman un registro de personal.

Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargo.

Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones.

Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituyen un registro de remuneración.

Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

Datos de candidatos (registros de candidatos), de recursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento).

La utilidad de estos insumos para la planificación de los recursos humanos se debe a que el sistema de información de recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.), y del macroambiente (coyuntura económica, política, etc.), para procesarlos y darle información al tomador de decisiones que le coadyuvará en la toma de decisiones que generará el plan.

Por otro lado, agrega López (Ob. Cit.), dicho flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar la fuerza de trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las encuestas salariales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

Además, el punto de partida para elaborar un sistema de información de recursos humanos es la base de datos ya que el objetivo final de un sistema de información es suministrar a las jefaturas información acerca del personal, la cual obtiene del procesamiento de datos almacenados.